Sekcja finansowa
Irena Kryśkiewicz - pełnomocnik kwestora
tel./fax: 022 55-22-511
email:
i.kryskiewicz@uw.edu.pl
Spis treści:
Szanowni
Pańswo,
zgodnie z nowymi wytycznymi Kwestury przy usługach serwisowych sprzętu (konserwacja kserokopiarki, naprawa drukarki itp.) do rachunku należy dołączać formularz
-> potwierdzenie odbioru usługi.doc
Zakup książek od osób prywatnych
Podróże służbowe


Procedura postępowania podczas organizowania i
rozliczana ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Diety
Diety -
stawki na podróże krajowe
Diety
- stawki na podróże zagraniczne

DIETY DLA GOŚCIA
ZAGRANICZNEGO
(diety ustalane indywidualnie
przez Jednostki Wydziałowe przyjmujące Gościa,
zgodnie z możliwościami finansowymi)
Do Kwestury
dostarczamy następujący dokument:
***************
Przepisy - wyciąg:
§ 4. 1. Dieta
[…] 2) za niepełną dobę podróży:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej
wysokości.
§ 5. […]
2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe
wyżywienie,
przysługuje odpowiednio na:
1) śniadanie - 15% diety;
2) obiad - 30% diety;
3) kolację - 30% diety;
4) inne wydatki - 25% diety.
§ 9. […]
2. (2) W razie nieprzedłożenia
rachunku za
nocleg,
pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25%
limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie
przysługuje za czas przejazdu.

UBEZPIECZENIE
Na mocy którego:
"Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed
wyjazdem
dokonać na własny koszt
ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw
nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą"

Kupno biletów lotniczych
komunikacji krajowej i międzynarodowej,
kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów
29 grudnia 2015 r. został podpisany
z Przedsiębiorstwem Turystyczno – Handlowym „Supertour”
Sp. z o.o. Aneks nr 1 do umowy nr DZP-362-107/2013 z
dnia 7.03.2014 r., który wprowadza nowe druki „Zlecenia
zakupu biletu” oraz „Zlecenia
zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą”.
Modyfikacja druków podyktowana jest wymogami narzuconymi
przez linie lotnicze podawania dodatkowych danych o
pasażerach.
Okres trwania umowy: od 01.04.2014
do 01.04.2017
-
do
przedsiębiorstwa PTH Supertour należy przekazywać TYLKO
wypełniony i podpisany formularz
Jednocześnie Biuro
Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową
zawartą z PT-H Supertour (§5 pkt 3) pracownik/student UW
ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych
przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku
stwierdzenia większej niż 3%
różnicy w cenie
proponowanej przez Supertour.
UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać
standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny
biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną
biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.
UWAGA 1
- W przypadku
stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych
cenach biletu lub zamiaru kupna biletu w innym
biurze lub bezpośrednio u przewoźnika, należy
wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także
e-mailowo na adres:
sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl lub
anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl) z prośbą
o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze /u
przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.
- Zgodnie z
umową zawartą z Supertour, faktura może być
wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w
przypadku opłaty należności przelewem bankowym lub
kartą służbową Uniwersytetu Warszawskiego.
-
Nowa umowa nie
obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i
autobusowych.
- Podstawą wystawienia
biletu jest złożenie w PTH Supertour
(faksem lub osobiście) przez osobę
wyjeżdżającą pisemnego zamówienia, którym jest
formularz
Zlecenia zakupu biletu, podpisany przez
osobę wyjeżdżającą, kierownika jednostki UW oraz
osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe lub, jeżeli
dotyczy,
Zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną
lotniczą.
- Zastrzeżenia i uwagi
dotyczące realizacji umowy lub współpracy z biurem
Supertour prosimy kierować do Biura Współpracy z
Zagranicą, do p. Anny Jarczewskiej, e-mail:
anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24
007.
UWAGA 2
-
Procedura zakupu biletu kolejowego lub
autobusowego komunikacji krajowej
-
Na podstawie złożonego
wniosku o
oddelegowanie,
na konto osoby wyjeżdżającej może zostać przelana
zaliczka na pokrycie kosztów biletu lub może
nastąpić wypłata gotówki w kasie wydziałowej/UW.
-
Zaliczka na zakup
biletu może być wypłacona z tzw. pogotowia kasowego
danej jednostki UW.
-
bilet kolejowy można
zakupić w kasach lub on line, wówczas faktura
będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do
systemu rezerwacji.

Bilety kolejowe relacji krajowej
można kupić
za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC
poprzez stronę
www.intercity.pl.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na
przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie
pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii
Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto,
wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą
(systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o
wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą
elektroniczną lub pocztą.
UWAGA: każdy bilet jednorazowy na przejazd koleją
normalnotorową na odległość nie mniejszą niż 50 km,
zakupiony w kasie kolejowej, jest fakturą. Do takich
biletów nie są wystawiane faktury VAT.
Przed dokonaniem zakupu biletu przez Internet
polecamy zapoznanie się z informacjami i instrukcją na
stronie:
http://intercity.pl/pl/site/niezbednik-podroznego/

Wizowanie paszportów
Przedsiębiorstwo
Turystyczno-Handlowe Supertour wygrało przetarg
nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów
lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej,
kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji
międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów
Dział wiz:
Maciej Szczepański – tel. 22 55 66 321,
maciej.szczepanski@supertour.pl
Wizy do Rosji
Od dn.01.08.12 uzyskanie wizy rosyjskiej wymaga
dodatkowej opłaty w wysokości 105,14 PLN wprowadzonej
przez Ambasadę Rosji.
Dotyczy to każdej wizy, także do
tej pory bezpłatnej wizy naukowej.
Powyższa opłata nie jest pobierana
jedynie w przypadku samodzielnej organizacji wizy, bez
pośrednictwa biura podróży.

Podróże samochodem
-
Kilometrówka - stawki na podróż służbową
-
Warunkiem
podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem
jest podpisanie
Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych
(doc). Umowę z pracownikami Wydziałów
powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik
Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach,
które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury
Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.
Po powrocie z
delegacji, pracownik powinien przedstawić
rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając
m.in. druk
Ewidencja przebiegu pojazdu
(doc) za
każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane
zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do
rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd
własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km
podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze
podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Wzór
umowy zawieranej z doktorantami, studentami i
osobami nie będącymi pracownikami UW oraz
wzór zobowiązania UW do zwrotu kosztów podróży
służbowej. -->
PDF do pobrania tutaj
Zgodnie z pismem Kwestora UW Kw-559/2011
z 12-10-2011 - nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla
osób spoza Uniwersytetu. Jednostka macierzysta
zatrudniająca tą osobę pokrywa koszty jej wyjazdu i
obciąża notą UW.

Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub
potwierdzenia zakupu e-biletu
Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do
sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni
gości zagranicznych. W
związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni
oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na
podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to
dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest
złożenie stosownego
oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do
zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.
Źródło:
http://www.bwz.uw.edu.pl/?page_id=914
Umowy (doc)

Różnice między umową zlecenie a umową o dzieło
UWAGA
- do Kwestury umowy i rachunki muszą trafić do
10 i
24 dnia miesiąca. Z uwagi na konieczność
opracowania umowy/rachunku oraz zdobycia niezbędnych
podpisów Sekcja Finansowa przyjmuje umowy i rachunki
NAJPÓŹNIEJ na
TRZY DNI ROBOCZE przed oznaczonym
terminami.
- osobą reprezentującą jednostkę na umowach jest Prof. dr
hab. Piotr Taracha – Dziekan Wydziału
Orientalistycznego
Kalkulator
wynagrodzeń
Wzory umów obowiązujące od 1 października 2016
Pismo Prorektora do spraw zasobów ludzkich i kształcenia ustawicznego nr RTT/036/16
z 1 sierpnia 2016 w sprawie zmian wzorów umów
oraz rozliczania wynagrodzeń za pracę dydaktyczną wykraczającą ponad obowiązkowe pensum nauczycieli akademickich zatrudnionych na
Uniwersytecie Warszawskim w ramach umowy o prace lub mianowania, a także
osób niezatrudnionych na UW, które prowadzą zajęcia na podstawie zlecenia
1 |
|
2 |
-
404-03
Umowa zlecenie W umowach
cywilnoprawnych (np. zlecenia, o dzieło czy
w kontrakcie menedżerskim) należy
unikać zapisów charakterystycznych dla
umowy o pracę
Co do zasady,
wynagrodzenie
przysługuje zleceniobiorcy dopiero po
wykonaniu zlecenia (np. na podstawie
przedłożonego przez niego rachunku), chyba
że z umowy wynikają inne postanowienia w tym
zakresie. Strony mogą np. ustalić, że
wynagrodzenie w umówionej wysokości będzie
wypłacane w ratach, bezpośrednio po
wykonaniu określonego etapu zlecenia.
Umowa zlecenia w 2016 r. -
składki na ubezpieczenia społeczne
Od początku 2016 roku obowiązuje nowelizacja
ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
która wprowadziła zasadę oskładkowania umowy
zlecenia do pułapu płacy minimalnej (1850,-
zł brutto miesięcznie w 2016 r.). Granicę wyznacza kwota minimalnego
wynagrodzenia
1. JEDNA UMOWA ZLECENIE
Czy w przypadku umowy zlecenia, jako
jedynej formy zatrudnienia składki na
ubezpieczenie społeczne będą liczone od
całego wynagrodzenia, czy tylko do wysokości
minimalnego wynagrodzenia za pracę?
→ jeżeli zgodnie z umową zlecenia
zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie w
wysokości 2750 zł, to cała kwota
stanowi podstawę wymiaru składek na
ubezpieczenia społeczne, gdyż jest
przychodem z tytułu wykonywania pracy na
podstawie umowy zlecenia w rozumieniu
przepisów podatkowych
2. DWIE
UMOWY ZLECENIE
Czy w
przypadku dwóch umów zlecenia składki na
ubezpieczenie społeczne liczone będą od
wysokości minimalnej krajowej w ujęciu
skumulowanym, czy od każdej umowy zlecenia
osobno?
np. Pierwsza
umowa zlecenia opiewa na kwotę 1850 zł,
druga na 1950 zł.
→
Jeżeli zleceniobiorca będzie wykonywał
pracę na podstawie dwóch umów zlecenia i z
każdej z tych umów będzie otrzymywał
wynagrodzenie co najmniej równe kwocie
minimalnego wynagrodzenia za pracę
(1850,00), zasadniczo obowiązkowym
ubezpieczeniom społecznym będzie podlegał
tylko z tej umowy, która została zawarta
jako pierwsza.
W tej
sytuacji od pierwszej umowy zlecenia
opłacane będą wszystkie składki a od drugiej
tylko składka zdrowotna. A wynika to z tego,
że pierwsza umowa zlecenie jest zawarta na
minimalne wynagrodzenie jakie obowiązuje w
2016 r. i dlatego od tej drugiej umowy
opłacamy tylko składkę zdrowotną.
→
Dwóch pracodawców - Gdy umowa zlecenie u
pierwszego płatnika jest na kwotę co
najmniej minimalnego wynagrodzenia
(</=1850,00), to w
takiej sytuacji z tej drugiej umowy płatnik
zgłasza tę osobę tylko do ubezpieczenia
zdrowotnego i tylko taką składkę opłaca.
W takiej sytuacji zleceniobiorca powinien
poinformować płatnika w złożonym
oświadczeniu, że posiada już umowę zlecenie
u innego płatnika i że pierwsza umowa
zlecenie jest zawarta na kwotę większą bądź
równą kwocie
minimalne wynagrodzenia. Może też dodatkowo
przedstawić tę umowę zlecenia.
Ustalenia łącznej
podstawy wymiaru składek dla celu
rozstrzygnięcia zbiegu tytułów
dokonuje się według kolejności ich
powstawania
→
Gdy kwota brutto z każdej zawartej umowy
zlecenia będzie niższa od wynagrodzenia
minimalnego, to wtedy zarówno pierwszy jak i
kolejny płatnik musi zgłosić zleceniobiorcę
do wszystkich składek i wszystkie składki
opłacać.
W takiej sytuacji zleceniobiorca powinien
poinformować płatnika w złożonym
oświadczeniu, że posiada już umowę zlecenie
u innego płatnika i że pierwsza umowa
zlecenie jest zawarta na kwotę mniejszą niż
minimalne wynagrodzenie. Może też dodatkowo
przedstawić tę umowę zlecenia. I w
zaistniałej sytuacji ten kolejny płatnik
również zgłasza tego zleceniobiorcę do
wszystkich składek i opłaca te składki.
→
Przykład:
Zleceniobiorca X ma podpisane od stycznia
2016 r. umowy zlecenia w trzech firmach
jednocześnie.
- W pierwszej na kwotę 1000,00
zł brutto,
- w drugiej na 450,00 zł brutto
- i
trzeciej na 300,00 zł brutto.
Łącznie umowy
te są zawarte na kwotę 1750,00 zł brutto,
czyli nie przekraczają kwoty minimalnego
wynagrodzenia w 2016 r. – 1850,00 zł brutto. I w związku z tym, zleceniobiorca ten
musi obowiązkowo podlegać składkom na
ubezpieczenia społeczne od każdej z tych
umów.
Jeżeli podstawa wymiaru
składek na ubezpieczenia emerytalne i
rentowe zleceniobiorcy, w przeliczeniu na
okres miesiąca, jest co najmniej równa
kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę,
składek na Fundusz Pracy nie opłaca się
za
tych zleceniobiorców, którzy ukończyli
55
lat w przypadku kobiet
i 60 lat w przypadku
mężczyzn.
Od 1 stycznia 2017 r.
przy umowach zlecenie oraz umowach o
świadczenie usług będzie obowiązywać
minimalna stawka godzinowa. Zmiany oznaczają
nowe obowiązki dla pracodawców w postaci
ewidencjonowania przepracowanego czasu.
Czytaj więcej na:
http://ksiegowosc.infor.pl/zus-kadry/umowy-zlecenia/738813,Umowa-zlecenia-w-2016-r-skladki-na-ubezpieczenia-spoleczne.html
Źródło:
http://ksiegowosc.infor.pl/zus-kadry/umowy-zlecenia/738813,Umowa-zlecenia-w-2016-r-skladki-na-ubezpieczenia-spoleczne.html,
Małgorzata Michalak – ifirma.pl
Przykłady:
http://www.zus.pl/default.asp?p=1&id=5835
|
3 |
|
WZORY UMÓW DO PROJEKTÓW BADAWCZYCH
Formularze do
pobrania ze strony
http://portal.uw.edu.pl/en/web/kwestura/wzory_umow
Wzory umów obowiązujące do 30 września 2016
WZORY UMÓW
ZA ZAJĘCIA DYDAKTYCZNE
WZORY UMÓW DO PROJEKTÓW BADAWCZYCH
Formularze do
pobrania ze strony
http://portal.uw.edu.pl/en/web/kwestura/wzory_umow
WZORY UMÓW [wersje polsko-angielskie]
Źródło:
http://portal.uw.edu.pl/en/web/kwestura/wzory_umow
WZORY UMÓW
O PROMOTORSTWO
Wzory
umów zawieranych z osobami niebędącymi pracownikami
Uniwersytetu Warszawskiego, w związku z udziałem w
przewodzie doktorskim, postępowaniu habilitacyjnym oraz
w postępowaniu o nadanie tytułu naukowego profesora
Wzory
umów o dobrowolnym przejęciu zobowiązania uiszczenia
opłat za wynagrodzenie promotora oraz recenzje i
opinie w przewodzie doktorskim lub habilitacyjnym, a
także w postępowaniu o nadanie tytułu profesora
1 |
wzór umowy z kandydatem ubiegającym się o
nadanie stopnia doktora lub doktora
habilitowanego albo profesora o przejęcie
obowiązku wypłaty wynagrodzeń za promotorstwo,
recenzje i opinie
[doc.]
[ang doc.] |
2 |
wzór umowy z jednostką zatrudniającą kandydata
ubiegającego się o nadanie stopnia doktora lub
doktora habilitowanego albo profesora o
przyjęcie obowiązku wypłaty wynagrodzeń za
promotorstwo, recenzje i opinie
[doc.]
[ang doc.] |
3 |
Rachunek do umów zleceń, umów o dzieło
|
Wzory są również dostępne na stronie BIURA DS.
STUDIÓW DOKTORANCKICH I KSZTAŁCENIA PODYPLOMOWEGO:
http://www.studiadoktoranckie.uw.edu.pl/pl/doktoranckie/akty_prawne//
akty_prawne_dotyczace_studiow_doktoranckich
______________________________________________
*Zusowskie tzw. . "różowe druki"
potrzebne są:
- dla osób spoza UW tylko do umowy
zlecenia.
Różowe druki są ważne tylko 3 dni od daty podpisania
umowy!
-
Jeżeli jest to osoba
niepracująca
(lub emeryt, doktorant) – do umowy zlecenia musi
wypełnić druki ZUA i
ZWUA
-
Jeżeli osoba
pracuje poza UW –
do umowy zlecenia musi wypełnić druki
ZZA
i ZWUA
(na umowie w §5 należy wpisać miejsce pracy poza
UW)
Wypłaty na konta zleceniobiorców są dokonywane 10 i 24 każdego miesiąca.
-
ZUS ZUA
- Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie
zmiany danych osoby ubezpieczonej
-
ZUS ZZA
- Zgłoszenie do ubezpieczenia
zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych
-
ZUS ZWUA
-
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Druki przyjęcia środka trwałego (po zakupie aparatury)
Aparatura to:
Wartość początkową środka trwałego
ustala się powyżej 3.500 zł z wyjątkiem sprzętu
komputerowego zaliczanego do środków trwałych bez
względu na wartość nabycia lub koszt wytworzenia.
Dla sprzętu komputerowego urządzeniem podlegającym
ewidencji jako środek trwały jest:
1) jednostka centralna,
2) monitor,
3) drukarka,
4) skaner,
5) nagrywarka zewnętrzna,
6) czytnik,
7) dyski zewnętrzne o dużej pojemności,
8) zasilacz UPS,
9) urządzenie wielofunkcyjne, np. łączące funkcje
drukarki, skanera, itp.
(zgodnie z ZARZĄDZENIEM
REKTORA UW NR 9 z dnia 2007-03-01 w sprawie Zasad
uznawania składników majątkowych za środki trwałe,
wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich
amortyzacji i ewidencji - -
Pełny tekst Zarządzenia nr 9 [pdf]
- (Monitor UW Nr 3, Poz. 214, z dnia 21.03.2007)
Rozliczenie
gotówkowe (płatność faktury/rachunku gotówką)
Konta uniwersyteckie:
wpłaty
koniecznie z dopiskiem na co!
|